Правила проведення заходів

Правила проведення заходів в Одеському художньому

Ми раді, що ви вирішили провести свій захід в Одеському художньому музеї. Для того, щоб наша співпраця була максимально ефективною, а подія пройшла комфортно, безпроблемно і незабутньо, просимо вас довіритися нашому досвіду і прислухатися до порад:

Загальна інформація

Музей — комунальна установа, що підпорядковується Одеській обласній державній адміністрації та охороняється Поліцією охорони. Наш графік на час адаптивного карантину: пн, ср, чт, пт — з 11:00 до 17:00, сб, нд — з 11:00 до 18:30, вівторок вихідний. Ми просимо враховувати робочий час музею при плануванні свого заходу, щоб ваша підготовка не завадила відвідувачам, про комфорт яких ми дуже піклуємося.

У робочий час ви можете безперешкодно потрапляти на територію музею для планування майбутнього заходу і зустрічей з підрядниками. У неробочий час доступ потрібно узгодити заздалегідь, не пізніше, ніж за добу до зустрічі, щоб ви могли потрапити в музей і на його територію. Доступ в приміщення музею можливий у позаробочий час за умови оплати додаткових робочих годин доглядачів, чергового наукового співробітника і відповідального за проведення заходу менеджера.

На час івентів ми надаємо послуги івент-менеджера і технічного адміністратора, які будуть супроводжувати вас у музеї і на подвір'ї, вони зможуть відповісти на будь-які ваші питання і допомогти з виниклими проблемами. Також на час заходу в зоні громадських туалетів буде працювати наш клінінг менеджер. Послуги співробітників музею оплачуються додатково.

Для проведення монтажних робіт ми просимо надати ПІБ і паспортні дані всіх задіяних в роботах людей не пізніше, ніж за 2 доби до початку монтажу. Без цього ви не зможете безперешкодно проводити роботи, так як музей охороняється і є комунальною установою. Час монтажу і демонтажу обговорюється за дві доби до початку. Під час цих робіт на вулиці повинен бути присутнім менеджер від музею, всередині музею доглядачі і науковий співробітник.

За тиждень до події івент-менеджер повинен отримати сценарний план вашого заходу. При відсутності узгоджених деталей (сценарій, план, розподіл зон відповідальності) за 10 днів до проведення події ми залишаємо за собою право відмовити вам у проведенні заходу у нас.

Ми просимо повідомляти про всі зміни в планах при підтверджених дату і час заходу, щоб вони не співпали з іншими музейними подіями, крім тих випадків, коли музей повністю закривається на час проведення вашого заходу.

Ми можемо надати в оренду столи, стільці, посуд, техніку та інше. Просимо вас заздалегідь узгоджувати перелік необхідного інвентарю і посуду, а також звертаємо увагу, що доступ на музейний склад можливий тільки в робочий час музею і в присутності завідувача складом. У разі втрати або псування інвентарю, ми змушені просити вас компенсувати його вартість. Видати в оренду наш інвентар та посуд зможуть менеджер музею або технічний адміністратор, які зафіксують це в спеціальному акті.

Важливо, щоб поверхні нашіх меблів залишилися в тому ж вигляді, в якому були до монтажу та заходу. Захист поверхонь столів для кейтерингу (а також кухонних, фуршетних і банкетних) скатертинами, клейонками або захисною плівкою забезпечує замовник заходу.

Винесення і вивезення сміття також забезпечує замовник заходу. Ми просимо не використовувати урни і альтфатер, які розташовані на території музею — вони не розраховані на таке навантаження і до моменту вивезення сміття наші відвідувачі не зможуть ними скористатися, що буде для них і для нас дискомфортно. Навантаження сміття здійснюється в спеціально відведеному для цього місці близько проїжджої частини на Софіївській вулиці. Ми просимо, щоб машина для вантажу сміття не заїжджала на територію двору музею, так як це суперечить нашим санітарним нормам.

Фуршет всередині музею можливий, але повинен виключати морепродукти, інтенсивні сири, копченості, цибулю і часник, а також інші продукти з інтенсивним запахом.

Ми просимо обов'язково забезпечити клінінг в зоні кейтерінгу, кухні, банкету і фуршету, наявність миючих засобів і губок забезпечує замовник заходу. Музей і його двір на наступний день після заходу повинні бути чистими і готовими до візиту наших відвідувачів. Ми просимо не викидати харчові відходи, а також не виливати залишки напоїв і соусів на території музею. Важливо приділити особливу увагу грилю: жир і масло не повинні стікати на підлогу. У разі якщо підлога/асфальт/плитка будуть зіпсовані, ми змушені просити вас відшкодувати збиток.

У кожній залі музею — особливе покриття, яке потрібно очищати певними засобами та інвентарем. Прибиранням займаються менеджери з клінінгу від музею, клінінг оплачує замовник заходу. У разі, якщо після заходу було забруднено паркет, клінінг цього паркету може робити тільки компанія, що спеціалізується на роботі з паркетом.

Ми просимо узгодити з нами рівень басів при використанні музики всередині музею. Якщо звук буде вище допустимої норми, це може нашкодити нашим експонатам.

Оплата оренди можлива готівкою в касу музею, карткою в касі музею і за безготівковим розрахунком. На підготовку договору і рахунку бухгалтерії необхідний один робочий день. Оплата проводиться тільки до проведення події.

Ми просимо вас підписати договір про добровільне відшкодування збитку у разі його нанесення.

У разі затримки наших співробітників в музеї в зв'язку з проведенням заходу до 21:00, просимо замовників оплатити їх таксі, щоб вони змогли безпечно і комфортно дістатися до будинку.

Під час дії карантинних обмежень ми просимо організаторів заходів і весь персонал (офіціантів, кур'єрів, фотографів, декораторів і так далі) бути в масках, одягнених за всіма правилами.

Оренда двору

Технічна зона, де ви зможете облаштувати свій склад або «польову» кухню, — адміністративний двір.

Гучна музика можлива тільки до 22:00, тиха фонова музика — до 23:00.

На жаль, електромережа в музеї не розрахована на високі навантаження. Просимо заздалегідь повідомити скільки і які електроприлади ви плануєте підключати, щоб узгодити це з електриком музею. Для того, щоб швидко усунути поломку в разі позаштатної ситуації, пропонуємо вам послуги нашого електрика за додаткову плату. Підключитися до електрики (1-4 електроприлади) можна в зоні складу. Допомогти з цим вам може наш менеджер або технічний адміністратор.

Для складних подій рекомендуємо орендувати генератор, розмістити його можна в основному дворі (якщо він на причепі), у внутрішньому дворі або за огорожею музею. Необхідно дотримуватися всіх заходів безпеки, після використання генератора на асфальті під ним не повинно залишитися плям від палива.

Розміщення музикантів, діджеїв, барменів або офіціантів всередині рослинного лабіринту можливо тільки за додаткову плату.

Ми дуже просимо не залишати свої автомобілі на в'їздах у двір музею і у дворі музею. Проїзди повинні бути вільні на випадок надзвичайних подій.

Якщо у вас є така необхідність, ви можете самостійно обладнати у дворі музею зону для паління.

Організатором вашої події може бути будь-яке івент-агентство, а кейтеринг — від будь-якої компанії, при цьому є компанії, які вже давно і добре знають всі особливості локації, ми можемо рекомендувати:

Агенцію подій і декору SOVA
Агенцію подій Very Berry
Ресторан Dizyngoff
Ресторан Fratelli
Box Catering
Ресторан Frebule

До зустрічі в музеї!